Je mailt in Outlook, overlegt in Teams en bewaart je bestanden in OneDrive. Microsoft 365 is voor veel bedrijven het digitale hart van de organisatie. Maar wat gebeurt er als een medewerker per ongeluk een complete map verwijdert, als ransomware je bestanden versleutelt of als het account van een vertrokken collega wordt opgeruimd? Dan blijkt vaak pas dat er geen echte back-up is. In dit artikel lees je waarom een aparte back-up van Microsoft 365 zo belangrijk is en hoe je dat eenvoudig regelt via Minty Hosting.
Het grootste misverstand: “Microsoft maakt toch al back-ups?”
Veel organisaties gaan ervan uit dat hun data in Microsoft 365 automatisch en volledig geback-upt wordt. Dat is helaas niet zo. Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar blijft en beschermt de infrastructuur tegen storingen in hun datacenters. Maar voor de data zelf ben je als organisatie zelf verantwoordelijk. Dit heet het gedeelde verantwoordelijkheidsmodel.
Verwijderde e-mails en bestanden komen weliswaar eerst in een prullenbak terecht, maar die bewaart items maar beperkte tijd. Is die termijn verstreken, of wordt de prullenbak geleegd, dan is je data definitief weg. Ook als bestanden worden overschreven of versleuteld, helpt de prullenbak je niet verder.
Zo raak je data kwijt in Microsoft 365
Dataverlies ontstaat vaker dan je denkt, en meestal niet door een storing bij Microsoft. De meest voorkomende oorzaken:
- Menselijke fouten: een medewerker verwijdert per ongeluk een map met e-mails, een Teams-kanaal of een belangrijk bestand.
- Ransomware en hacks: kwaadwillenden versleutelen of manipuleren bestanden in OneDrive, en die wijzigingen worden netjes gesynchroniseerd.
- Vertrokken medewerkers: wordt een account verwijderd om een licentie vrij te maken, dan verdwijnen ook de mailbox en de bestanden van die medewerker.
- Synchronisatiefouten: een fout bij het synchroniseren kan bestanden overschrijven met een oudere of lege versie.
- Bewaarplicht en compliance: je moet bepaalde gegevens jarenlang kunnen tonen, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht of bij een geschil.
In al deze gevallen geldt: zonder aparte back-up ben je afhankelijk van de beperkte prullenbak, en die is vaak al leeg op het moment dat je het probleem ontdekt.
Wat back-uppen wij van je Microsoft 365?
Met de Microsoft 365 back-ups van Minty Hosting beveilig je de onderdelen waar je dagelijks mee werkt:
- Outlook (Exchange Online): al je e-mails, maar ook agenda’s en contactpersonen.
- Microsoft Teams: de data van je teams, zodat gesprekken en gedeelde bestanden niet verloren gaan.
- OneDrive: de persoonlijke bestanden en mappen van je medewerkers.
- SharePoint: gedeelde documentbibliotheken en sites van je organisatie.
Je data wordt los van Microsoft opgeslagen. Zo heb je altijd een onafhankelijke kopie, ook als er in je Microsoft 365-omgeving zelf iets misgaat.
Voor je hele tenant of voor één account
Niet elke organisatie heeft dezelfde behoefte. Daarom kun je bij Minty Hosting kiezen wat je beveiligt:
- De hele tenant: we beveiligen alle gebruikers en onderdelen van je Microsoft 365-omgeving. Nieuwe medewerkers vallen automatisch onder de back-up, zodat niemand vergeten wordt.
- Individuele accounts: wil je alleen specifieke mailboxen of gebruikers beveiligen, bijvoorbeeld van de directie, de financiële afdeling of een vertrokken medewerker? Dan back-uppen we alleen die accounts.
Zo betaal je alleen voor wat je echt nodig hebt, en kun je later altijd opschalen naar de hele tenant.
Zo werkt een Microsoft 365 back-up via Minty Hosting
- Koppelen: we koppelen de back-upomgeving veilig aan je Microsoft 365-tenant. Je hoeft zelf niets te installeren.
- Automatisch back-uppen: e-mail, Teams, OneDrive en SharePoint worden daarna automatisch en regelmatig beveiligd.
- Snel herstellen: via het selfservice-portaal zet je binnen enkele minuten een losse e-mail, een bestand of een volledig account terug.
De voordelen op een rij
- 7 jaar dataretentie: je Microsoft 365-data blijft tot 7 jaar lang beveiligd en toegankelijk.
- Onbeperkte opslag: geen limieten, ook niet als je organisatie groeit.
- Herstel binnen minuten: tot op één e-mail of één bestand nauwkeurig.
- Compliance: voldoe aan wettelijke bewaartermijnen en toon aan dat je data veilig is opgeslagen.
- Persoonlijke hulp: wij richten de back-up voor je in en helpen je als je iets moet terugzetten.
Checklist: is jouw Microsoft 365-data goed beveiligd?
Beantwoord deze vragen eens voor je eigen organisatie:
- Kun je een e-mail terughalen die drie maanden geleden is verwijderd?
- Heb je een schone versie van je bestanden als ransomware je OneDrive versleutelt?
- Bewaar je de mailbox en bestanden van oud-medewerkers zonder hun licentie aan te houden?
- Staat er een kopie van je data buiten je eigen Microsoft 365-omgeving?
Moet je op een of meer vragen “nee” of “weet ik niet” antwoorden? Dan is het verstandig om een aparte back-up in te richten.
Nog geen Microsoft 365?
Werk je nog niet met Microsoft 365 of wil je overstappen? Bij Minty Hosting bestel je eenvoudig Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium, met persoonlijke ondersteuning. De back-up kun je er direct bij nemen, zodat je data vanaf de eerste dag veilig is.
Conclusie
Microsoft 365 is betrouwbaar, maar het is geen back-up. Een verwijderde map, een ransomware-aanval of een opgeruimd account kan zomaar leiden tot het verlies van belangrijke e-mails, Teams-gesprekken of bestanden. Met een aparte back-up van Outlook, Teams en OneDrive, voor je hele tenant of voor losse accounts, weet je zeker dat je altijd een kopie hebt die je binnen enkele minuten terugzet.
Benieuwd wat een back-up voor jouw organisatie kost? Bekijk Microsoft 365 back-ups en vraag vrijblijvend een offerte aan, of bel ons op 023 230 5815.
